CALCOLARE ED ARCHIVIARE > Creare modelli con excel per archiviare dati

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MODELLI PER ARCHIVIARE DATI

Esistono molti software per archiviare dati. Ma ognuno è specifico per un solo tipo di dati.
Quindi ci sarà un programma per archiviare cd, un altro per archiviare dvd, un altro ancora per archiviare libri.

Con il foglio elettronico (Excel o OpenOffice) potrai personalizzare qualsiasi tipo di archivio dati.
Questi sono alcuni modelli vuoti per poter archiviare in modo ordinato numeri telefonici, libri, cd, dvd e file mp3, creati con un foglio elettronico che potrai scaricare sul tuo computer cliccandoci sopra.

> Modello excel rubrica telefonica
> Modello excel per archiviare libri
> Modello excel per archiviare cd o mp3
> Modello excel per archiviare dvd - film
> Modello openoffice rubrica telefonica
> Modello openoffice per archiviare libri
> Modello openoffice per archiviare cd o mp3
> Modello openoffice per archiviare dvd - film

CREARE UN MODELLO PER ARCHIVIARE CD

Creare modelli con excel per archiviare dati è facile.
Inizia ad inserire i seguenti dati come da tabella

	A	B	C	D	E	F
1	COLLEZIONE CD
2	autore	nr	brano musicale	titolo CD	genere
3

ALLARGARE PIU' COLONNE IN MODO UGUALE

Nella lezione Creare formule e allargare colonne
ho descritto come allargare o restringere una singola colonna.
Per poter invece, allargare più colonne contemporaneamente,
1 - Seleziona più colonne
in questo caso,
1a - clicca sulla lettera della colonna A
1b - tieni premuto il pulsante del mouse
1c - trascina fino alla lettera della colonna E
1d - rilascia il pulsante

2 - Posiziona il puntatore su una delle intersezioni di colonna fino a quando si trasforma in una doppia freccia divergente

le colonne dalla A alla E sono oscurate per l'effetto della selezione ed il puntatore posizionato sopra una intersezione di colonna è una doppia freccia divergente

3 - clicca e tieni premuto il pulsante del mouse
4 - sposta a destra il puntatore per allargare le colonne o

4 - sposta a sinistra il puntatore per restringere le colonne
5 - rilascia il pulsante del mouse.

ABBELLIRE IL FORMATO DEL MODELLO

- Centra e unisci la cella A1 espandendola fino alla colonna E
Vedi lezione precedente Creare un modello fattura excel.
- seleziona la cella A1
- clicca su grassetto
- clicca su colore carattere (rosso nell'esempio)
- clicca su dimensione carattere (16 nell'esempio)

- seleziona dalla cella A2 alla cella E2
- clicca su allineamento centrato
- clicca su grassetto
- clicca su colore carattere (blu nell'esempio)
- clicca su colore riempimento (giallo nell'esempio)

- seleziona dalla cella A3 alla cella E20
- clicca su colore riempimento (verde chiaro nell'esempio).

il foglio di lavoro si presenta con i colori descritti

AVERE IL CONTROLLO DELLO SPESSORE DEI BORDI

Nella lezione precedente ho descritto come inserire i bordi alle celle in modo veloce usando l'icona posta sulla barra degli strumenti.
Ma in questo modo non si poteva scegliere lo spessore dei bordi.
Per poter controllare lo spessore dei bordi,
1 - seleziona l'area interessata (dalla cella A3 alla cella E20 nell'esempio)

foglio di lavoro con zona di celle oscurate per effetto della selezione

2 - dal menu Formato clicca su "Celle"

menu formato con puntatore sopra comando celle

3 - clicca sulla scheda "Bordo"

finestra di dialogo formato-celle con puntatore sopra scheda bordo

4 - scegli lo stile cliccando sulla linea desiderata (nell'esempio, clicca sulla linea posta sotto "nessuno")

puntatore sopra stile linea fine punteggiata

5 - clicca sul pulsante "Bordato" per applicare il bordo all'esterno dell'area selezionata

6 - clicca sul pulsante "Interno" per applicare il bordo anche all'interno di ogni cella dell'area selezionata

7 - clicca sul pulsante "OK" per confermare.

foglio di lavoro con i bordi aplicati alle celle della zona selezionata

APPLICARE IL TESTO A CAPO SULLE CELLE

Ora se provi ad inserire i dati sulle celle funziona tutto ma solo fino a quando i caratteri inseriti non superano la larghezza della cella.
Infatti i caratteri che eccedono,
o vanno a sconfinare nella cella successiva (quando la cella successiva è vuota)
oppure sono nascosti (quando la cella successiva contiene dati)
Sarebbe quindi utile in questo caso che i caratteri eccedenti si posizionassero sotto e che la riga si allargasse automaticamente.
Per ottenere questo effetto, si deve applicare il "testo a capo",
1 - seleziona l'area interessata (dalla cella A3 alla cella E20 nell'esempio)
2 - dal menu Formato clicca su Celle
3 - clicca sulla scheda Allineamento

finestra di dialogo formato-celle con puntatore sopra scheda allineamento

4 - clicca sulla casella di controllo Testo a Capo.

puntatore sopra casella di controllo teso-a-capo

MANTENERE I DATI NELLA PARTE ALTA DELLA CELLA

… e visto che siamo qui (nella scheda allineamento)
per mantenere i dati nella parte alta della cella, quando la stessa sarà ingrandita,
5 - clicca sul triangolino nero sotto il comando verticale
6 - dal menu a discesa clicca su "in alto"

menu a discesa verticale con puntatore sopra comando in-alto

7 - infine clicca sul comando "OK" per confermare.

ORDINARE I DATI

I dati che vengono inseriti non devono necessariamente rispettare un ordine, perché in qualsiasi momento potrai ordinarli con un semplice clic.
Dopo aver inserito i dati,
1 - attiva una cella della colonna sulla quale vuoi ottenere l'ordinamento (colonna A "autore" nell'esempio)
ATTENZIONE : ATTIVA (seleziona) SOLO UNA CELLA ALTRIMENTI I DATI SARANNO ALTERATI.
2 - dalla barra degli strumenti clicca sul comando "ordinamento crescente" per avere appunto un ordine crescente dei dati (dalla A alla Z o da valore minore a valore maggiore).

Per avere un ordine decrescente,
1 - clicca sul comando "ordinamento decrescente".

VISUALIZZARE SOLO UNA PARTE DEI DATI

Per poter visualizzare solo una pare dei dati inseriti (ovvero Filtrare i dati) procedi come segue:
1 - seleziona le celle di intestazione (dalla cella A2 alla cella E2 nell'esempio)
2 - dal menu "Dati" scegli "Filtro" e quindi clicca su "Filtro automatico".

barra dei menu Dati con puntatore sopra filtro-automatico

Osserva: a fianco di ogni cella di intestazione appare un triangolino nero.

1 - clicca su un triangolino nero (autore nell'esempio)
2 - dal menu a discesa clicca sul dato da filtrare.

menu a discesa della cella A2 con puntatore sopra Franco Battiato

Osserva: il triangolino a fianco della cella filtrata è blu
Per poter rivisualizzare tutti i dati,
1 - clicca sul triangolino blu
2 - dal menu a discesa clicca su "Tutto".

menu a discesa della cella A2 con puntatore sopra tutto

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“Se non lo sai spiegare in modo semplice, non l'hai capito abbastanza bene” (Albert Einstein).