Sistema Qualità ISO 9001 > Come descrivere una procedura
FACILITA LA TUA ATTIVITÀ CON EXCEL - CHIEDIMI AIUTO
Ti serve aiuto per gestire e automatizzare le tue attività con Excel?Contattami via email o via telefonica: vedi pagina dei contatti.
Sono a disposizione per analizzare e studiare le tue esigenze e proporti un preventivo per la loro realizzazione.
Vedi chi sono!
Nella lezione precedente abbiamo visto come costruire un modulo per gestire le "Richieste Ordini" relativi ai clienti.
Vediamo ora di comporre un documento scritto che ci darà tutte le indicazioni su come compilarlo e più in generale, gestire questo tipo di attività.
LA PROCEDURA DELLA GESTIONE ORDINI
In un SQ (Sistema Qualità) la descrizione di un'attività viene chiamata PROCEDURA.Descriviamo quindi la procedura che potrà essere scritta direttamente su GDrive.
In questo caso
- apriamo GDrive
- e all'interno della cartella "Sistema Qualità"
- creiamo un nuovo Documento dal titolo:
P-721-01 Gestione Offerte Ordini.
ed inziamo a descrivere la procedura.
PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE RICHIESTE e OFFERTE.
FASE 1 - REGISTRAZIONE RICHIESTE
- All'arrivo della Richiesta, COM (Responsabile Commerciale) esegue la registrazione.
- aprire la cartella SISTEMA QUALITÀ posta su GDrive.
- aprire il file M-721-01 Gestione Offerte Ordini
Compilare la prima riga vuota indicando:
1c - la tipologia della richiesta (Pubblico Incanto, Trattativa Privata, Privato).
2c - il numero progressivo della richiesta
3c - la data della richiesta
4c - il nominativo del cliente
5c - la descrizione dei lavori (se si tratta di una gara d'appalto, scrivere esattamente quella indicata nel bando perchè tale descrizione verrà usata per la documentazione di gara)
6c - nel campo 6c (Contatto) indicare chi ha fatto la richiesta o chi deve essere contattato per chiedere chiarimenti in merito alla richiesta
- COM (Responsable Commerciale) comunica a TEC (Respondabile Tecnico) che è arrivata una nuova richiesta
FASE 2 - VALUTAZIONE RICHIESTA
- TEC esegue il sopralluogo (se necessario) e compila il Verbale di Sopralluogo.
7c - indicare SI se eseguito, nella colonna Verbale di Sopralluogo .
- TEC valuta la richiesta e insieme a DIR (Direzione) decide se emettere l'offerta
8c - indicare l'esito della valutazione con un SI o NO sulla relativa colonna (8c).
FASE 3 - EMISSIONE OFFERTA
TEC assume l'incarico di emettere l'offerta, analizza ed emette l'offerta.
9c - indicare il numero progressivo della richiesta nella colonna "Numero Offerta" (9c)
10c - indicare l'importo dell'offerta sulla colonna "Importo euro" (10c)
11c - indicare la data dell'Offerta nella relativa colonna (11c)
TEC comunica a DIR l'avvenuta emissione dell'offerta.
12c - DIR approva (o meno) l'offerta proposta da TEC indicandolo sulla colonna "Approvazione DIR" (12c)
TEC comunica a GAP (Responsabile Gare Appalto) di preparare la documentazione di gara (se la richiesta rientra nella tipologia "gare appalto").
FASE 4 - ESITO DELL'OFFERTA
GAP (Responsabile Gare Appalto) si informa sull'esito dell'offerta (o gara) e lo comunica a TEC che procede nella compilazione del modulo.
13c - indicare il nome dell'aggiudicataria nella relativa colonna (13c)
14c - indicare l'offerta vincente (14c)
15c - indicare con un SI se l'ordine ci è stato aggiudicato (15c)
FASE 5 - GESTIONE ORDINE
TEC assume l'incarico per la gestione dell'Ordine.
16c - indicare il numero progressivo dell'ordine (16c)
17c - indicare la data dell'ordine
18c - assegnare un codice di Lavoro intuitivo (colonna 18c), ovvero con la lettura del quale è possibile individuare facilmente il cliente e/o il tipo di lavoro.
FASE 6 - INIZIO E FINE LAVORO / COMMESSA
TEC indica nelle relative colonne
19c - l'inizio dei lavori (colonna 19c)
20c - la fine dei lavori (colonna 20c)
Per eventuali consulenze private, lascio qui sotto i miei contatti:
Geom. Gianni Crestani
cel: 340 990 9152
Geom. Gianni Crestani
cel: 340 990 9152
Ti potrebbe interessare anche...
Fare calcoli e creare elenchi con
- Guida a OpenOffice Calc (programma gratis)
- Guida a Microsoft Excel 2003
- Guida a Microsoft Excel 2007
- Guida a Google Foglio di calcolo (programma gratis)
Frasi celebri
“Se non lo sai spiegare in modo semplice, non l'hai capito abbastanza bene” (Albert Einstein).