AI  -  Come trasformare un testo discorsivo in tabella Excel con l'AI

Come trasformare un testo discorsivo in tabella Excel con l'AI

Un collega ti manda un'email scritta di fretta con un elenco di materiale da ordinare: quantità e prezzi sono sparsi in un unico blocco di testo, senza ordine. Trasformarlo a mano in tabella richiederebbe tempo e attenzione per non sbagliare i calcoli.

Pensa all'Intelligenza Artificiale (AI) come a un impiegato che ordina e calcola al posto tuo: tu gli incolli il messaggio confuso, lui estrae le informazioni, le mette in colonne e calcola persino i totali.

In questo esercizio useremo Gemini insieme a Microsoft Excel (vanno bene anche LibreOffice Calc o Google Fogli) per trasformare un testo discorsivo in una tabella chiara e precisa, pronta da ordinare e verificare.

Cosa serve per iniziare

• Un computer connesso a Internet.
• Un account Google (quello che usi per Gmail e Gemini).
• Microsoft Excel installato (o LibreOffice Calc / Google Fogli).

Lo Scenario dell'esercizio

Un collega ti ha inviato un'email scritta molto di fretta con l'elenco del materiale di cancelleria da ordinare per l'ufficio. Il testo è un blocco unico e confuso e contiene sia le quantità che i prezzi dell'ultimo ordine. Il tuo compito è trasformare questo testo disordinato in una tabella Excel con la spesa totale per ogni prodotto. Farlo a mano sarebbe noioso, ma con Gemini ci vorrà un attimo!

FASE 1: Trasformare il testo in tabella con l'AI

1. Apri il tuo programma per navigare su Internet (browser) e vai sul sito di Gemini.
2. Evidenzia e copia (CTRL+C) il seguente testo — il messaggio del tuo collega:

Ciao, per l'ufficio ci servono urgentemente 5 risme di carta formato A4. Poi ricordati di prendere 10 penne blu e 5 penne rosse. Ah, il capo ha detto che servono anche 3 cucitrici e 20 scatole di graffette. Ieri abbiamo controllato i prezzi: la carta costa 4,50 euro a risma, le penne 1 euro l'una, le cucitrici 5,20 euro e le graffette 1,50 euro a scatola.

3. Nella barra di testo di Gemini, in basso, inserisci il tuo Prompt specificando esattamente come vuoi strutturare i dati:

Agisci come un assistente amministrativo. Leggi il testo seguente e riassumi le informazioni creando una tabella strutturata in 4 colonne: 'Prodotto', 'Quantità', 'Prezzo Unitario', 'Costo Totale'. Calcola tu il costo totale per ogni riga moltiplicando la quantità per il prezzo. Alla fine aggiungi una riga con la spesa totale complessiva. Ecco il testo: [INCOLLA QUI IL TESTO]

Termine utile — Prompt: Combina Ruolo (assistente amministrativo), Formato (4 colonne) e Compito di calcolo (Costo Totale + riga totale). L'AI estrarrà i numeri dal testo discorsivo e farà i calcoli al posto tuo.

4. Premi Invio e osserva come l'AI estrapola i dati e organizza la tabella per te, con i totali già calcolati.

FASE 2: Perfezionamento (Interazione)

Controlla il risultato. L'AI ha fatto un buon lavoro, ma possiamo chiederle di ordinare i dati per comodità!

1. Nella stessa chat, scrivi questo nuovo prompt a Gemini:

Ottimo lavoro. Ora riscrivi la stessa tabella mettendo i prodotti in ordine alfabetico.

2. Premi Invio e confronta le due versioni: la struttura è identica, ma l'ordine alfabetico rende la tabella più facile da consultare.

FASE 3: Trasferire i dati su Excel

1. Seleziona l'intera tabella generata da Gemini (dall'intestazione delle colonne fino alla riga del totale complessivo). Fai clic destro e scegli Copia (oppure CTRL+C o l'apposita icona di esportazione di Gemini).
2. Apri Microsoft Excel e crea una Cartella di lavoro vuota.
3. Fai clic sulla cella A1, premi il tasto destro e scegli Incolla (oppure CTRL+V).
4. Seleziona tutte le colonne della tabella e fai doppio clic su un'intersezione di colonna per adattare automaticamente la larghezza affinché il testo non venga tagliato.

Verifica umana — fondamentale!

Anche se l'AI è molto intelligente, è sempre bene controllare! Seleziona la colonna dei Costi Totali e guarda in basso a destra nella barra di stato di Excel per confermare che la Somma calcolata dal programma corrisponda a quella indicata da Gemini nella riga del totale complessivo.

Curiosità da provare a fine esercizio

Pensa alla tua vita quotidiana. Hai mai ricevuto un messaggio lunghissimo su WhatsApp da amici o familiari (ad esempio per organizzare una cena, dove ognuno porta qualcosa o segnala intolleranze)?

Prova a chiedere a Gemini:

Ho ricevuto questo messaggio su WhatsApp: [incolla il messaggio]. Organizza tutte le risposte in una tabella ordinata con nome, cosa porta e note su intolleranze.

Come hai visto per la cancelleria, l'AI può trasformare qualsiasi testo confuso in una tabella ordinata in pochi secondi!